Отсутствие штатного ИТ-специалиста не мешает компании перейти на новые офисные программы. Руководитель и сотрудники могут выполнить организационные задачи самостоятельно, а технические работы — передать подрядчику или поставщику решения. Объём работ зависит от того, что именно заменяется: только редакторы на 10–15 компьютерах, перенос документов в облако или вся корпоративная среда вместе с почтой. В первом случае достаточно установить редакторы и проверить работу с привычными файлами, во втором — создать учётные записи, перенести файлы и настроить права доступа, в третьем — добавить перенос почты и настройку корпоративного домена, что требует привлечения специалистов.
При выборе программ учитывайте, кто будет их обслуживать после установки. Облачное решение, например Р7-Пространство, не требует собственного сервера: бизнес не занимается обновлениями и инфраструктурой, а получает редакторы, хранилище, почту и другие инструменты в одном месте. Серверное решение, такое как Корпоративный сервер Р7, подойдёт компаниям, которым важно хранить данные в собственном контуре, но для его развёртывания и настройки резервного копирования потребуется подрядчик. Поэтапный переход позволяет начать с настольных редакторов Р7-Офис, не меняя почту и хранилища, и дать сотрудникам освоить новые программы без одновременной смены платформы. Перед покупкой лицензий протестируйте решения: у Р7-Офис есть бесплатная пробная версия на 30 дней, Корпоративный сервер Р7 доступен для демонстрации, а Р7-Пространство можно подключить по тестовому тарифу.
Распределите работы так: руководитель организует переход, сотрудники проверяют рабочие файлы, подрядчик выполняет установку, сложный перенос данных и настройку серверов. Установку редакторов можно провести самостоятельно по инструкции, если есть права администратора; перенос документов с общего диска — силами сотрудников при простой структуре папок, иначе привлеките специалиста. Настройку прав доступа и проверку сложных таблиц и шаблонов договоров лучше поручить respectively администратору и самим сотрудникам, которые понимают расчёты и оформление. Заранее назначьте ответственного за обращения в поддержку и разделите зоны: функции редакторов — техподдержка поставщика, настройка компьютеров и сети — внешний ИТ-специалист, учётные записи и доступы — администратор или подрядчик.
До начала работ согласуйте с подрядчиком перечень услуг и стоимость, порядок перехода без остановки работы, сроки устранения ошибок после запуска и критерии приёмки: редакторы установлены и активированы, документы открываются, файлы перенесены с сохранением структуры, права доступа соответствуют утверждённому списку, почта работает. Переход удобно разделить на четыре недели: подготовка (список рабочих мест, выбор решения, согласование с подрядчиком), тестирование (установка на 2–3 компьютера в каждом отделе, проверка бухгалтером расчётов, менеджерами договоров и презентаций), запуск (установка на остальные компьютеры, перенос файлов, настройка доступов и почты) и обучение с приёмкой (показ основных действий, назначение ответственного за поддержку, проверка работ). Не отключайте старые программы и хранилища сразу после установки новых — сначала убедитесь, что сотрудники получили доступ к нужным документам, почта работает, а критические ошибки устранены. У Р7 есть пакеты инженерных часов и проектные услуги «под ключ», которые помогают организовать переход и выполнить технические работы даже без собственного ИТ-отдела.
